Dr. med. Matthias Dittmann
FA für Augenheilkunde
„Wie eine Lotsin hat mich Frau Spitzhorn durch die vielfältigen Aufgaben und Schwerpunkte des QM geführt. Mir hat das viel Zeit gespart. Sie behält immer einen klaren Blick für effiziente Praxisorganisation, ergänzt mit Erfahrung und Wissen aus anderen Branchen. Sie unterstützt unternehmerische Gesichtspunkte.“
Aufgabenstellung
"Von Anfang an" war das Motto des Praxisgründers. Deshalb entschied er sich, schon im ersten Jahr nach Praxisgründung mit der Einführung des praxisindividuellen Qualitätsmanagementsystems zu starten und es parallel zur Praxisentwicklung aufzubauen. Dabei galt es, die Mitarbeiter in den Prozess aktiv mit einzubeziehen und das Praxisteam weiter zusammen wachsen zu lassen.
Grundlage des praxisinternen Qualitätsmanagements sollte das von der KVS angebotene System QiSA® (Qualitätsmanagement in Sächsischen Arztpraxen) bilden.
Umsetzung
Mit einem Organigramm, Stellenbeschreibungen und den ersten Arbeitsanweisungen konnten gleich zu Beginn wichtige Grundlagen gelegt werden. Darauf basierend konnten sich die Teammitglieder schnell mit Ihren Verantwortungsbereichen vertraut machen und Verantwortung übernehmen. In regelmäßigen Meetings mit dem Praxisgründer wurden Schritt für Schritt die Themenfelder des Qualitätsmanagements für die Praxis vorbereitet. Der Praxisinhaber erhielt von uns konkrete Vorschläge zur individuellen Anpassung von Prozessabläufen. Die Themen wurden in den folgenden Teammeetings vorgestellt, gemeinsam besprochen und entschieden. Die Mitarbeiter brachten Kenntnisse und Erfahrungen ihres Arbeitsalltages ein und gestalteten die Arbeitsabläufe aktiv mit. Darüber hinaus erhielten die Mitarbeiterinnen der Praxis zur Auffrischung ihres Wissens Schulungen.
Nach erfolgreicher Abstimmung und Mitarbeiterschulung erfolgte die Eingliederung der erstellten QM-Dokumentation in das Praxishandbuch. Dazu gehörten u.a. Zielstellungen | Arbeitsanweisungen | Prozessabläue | Checklisten | Übersichten | Mustertexte | Fragebögen | Formulare | Behandlungsstandards.
Bestandteil des Qualitätsmanagements der Praxis war auch die vollständige Vorbereitung, Durchführung und Auswertung der Patientenbefragung.
Ergebnis
Für die Mitarbeiterinnen der Praxis war insbesondere die Neugestaltung des Bestellsystems sehr hilfreich. Darüber hinaus waren sie erleichtert, dass ihnen der Aufwand, die QM-Dokumentation anzufertigen, abgenommen wurde.
Basierend auf der Handbucheinreichung bei der KVS und einer Praxisbegehung durch die KVS wurde die Einführung des praxisinternen Qualitätsmanagements durch die KVS beurkundet.